Wat doe je aan onbetaalde facturen?

Wat doe je aan onbetaalde facturen?

Wat doe je aan onbetaalde facturen?

Doe de debiteurencheck

Blijf jij zitten met onbetaalde facturen? Of houden jouw debiteuren zich niet aan de betaaltermijn, moet je er steeds achteraan? Jaarlijks kost dit het bedrijfsleven zo'n 10 miljard euro, berekende ING. Ken je nu wel alle smoezen en uitvluchten? Wil je toch wel graag je facturen (op tijd) betaald krijgen?

Doe de debiteurencheck en kijk wat je zelf kunt doen.

  1. Hanteer je een duidelijke, juridisch sluitende overeenkomst en algemene voorwaarden? 2. Weet je zeker dat je algemene voorwaarden bekend zijn bij je debiteur?
  2. Lever je producten en heb je een eigendoms- voorbehoud gemaakt?
  3. Neem je altijd direct contact op na het verstrijken van de betalingstermijn?
  4. Heb je informatie over de kredietwaardigheid van je debiteur opgevraagd?
  5. Ben je op de hoogte van het incassotraject?
  6. Weet je wat de reden is van je debiteur(en) om niet of te laat te betalen?
  7. Heeft de debiteur aangegeven dat hij (de hoogte van) de factuur betwist?
  8. Ben je op de hoogte van de kosten van een incassotraject en/of een gerechtelijke procedure?
  9. Kun je het bedrag van je onbetaalde facturen goed missen?
  10. Weet je wat de verjaringstermijnen zijn van je vorderingen?

Als je de meeste vragen met nee of een vraagteken hebt beantwoord is het een goed idee om verder te lezen en eventueel hulp in te schakelen. Zie hier de toelichting op de vragen en advies.

1. Een duidelijke juridisch sluitende overeenkomst – en daar horen de algemene voorwaarden ook bij - is een belangrijk document in de relatie met je klant/opdrachtgever. Het vormt de rechtsgrond voor je factuur. Belangrijk is dat beide partijen op de hoogte én akkoord zijn met de gemaakte afspraken. Ditzelfde geldt voor tussentijdse aanpassingen.

2. Naast enkele voor jouw branche specifieke bepalingen is het aan te raden dat met name de artikelen uit je algemene voorwaarden over betalingstermijn en kosten bij te laat betalen bekend én duidelijk zijn voor je klant. Zorg ervoor dat jouw – up-to-date – algemene voorwaarden ter hand zijn gesteld aan de klant en verwijs niet alleen naar je website. De algemene voorwaarden maken deel uit van de gemaakte afspraken!

3. Als je producten levert kan het een goed idee zijn om te werken met een eigendomsvoorbehoud. Als je klant niet betaalt heb je het recht om de goederen terug te halen. Lees daarover hier meer.

4. Wacht niet te lang met een eerste – vriendelijke – herinnering en blijf in actie tot er betaald is. Bewaar je herinnering(en) zorgvuldig. Als je telefonisch contact opneemt, bevestig dit gesprek en de inhoud dan per e-mail of brief.

5. Zeker als het gaat om grotere bedragen en je levert geen producten waarop je een eigendomsvoorbehoud kunt leggen is het zinvol om vooraf informatie op te vragen over de kredietwaardigheid van je klant/opdrachtgever.

6. Het is uiteraard beter om een incassotraject te voorkomen, maar mocht je het toch nodig zijn om je factuur betaald te krijgen, dan moet je aan een aantal voorwaarden voldoen. Vraag op tijd advies hierover. Als je debiteur blijft weigeren om te betalen zit er helaas niets anders op dan naar de rechter stappen en dat is niet alleen kostbaar maar ook onzeker en tijdrovend.

7. Het is erg belangrijk dat je weet waarom de debiteur niet betaalt. Is hij het niet eens met de factuur, niet tevreden over het geleverde product of de dienst? Dan heeft het vooralsnog geen zin om brieven te blijven sturen of een incassotraject in te gaan. Probeer eerst om dit op te lossen. Heeft je debiteur betalingsproblemen? Dan is het zaak om de vinger aan de pols te houden, een betalingsregeling af te spreken en in elk geval in contact blijven.

8. Indien de debiteur de (hoogte van de) vordering betwist dan zijn er twee wegen te bewandelen: de minnelijke schikking en een gerechtelijke procedure starten. Het is in elk geval aan te raden om advies te vragen aan een jurist en de situatie te laten beoordelen. Juridiq berekent hiervoor geen kosten.

9. Ook als je je vordering uit handen geeft aan een incassobureau kost dit geld. Veel incassobureaus adverteren met “no cure no pay”, d.w.z. dat als de vordering niet kan worden geïnd er geen kosten verschuldigd zijn. In dat geval blijf je dus zitten met een factuur die moet worden afgeboekt. Maar indien de factuur wel kan worden geïnd is er een percentage voor het incassobureau. In het meest positieve geval is het de debiteur die deze kosten betaalt, maar regelmatig wordt alleen de hoofdsom betaalt en zou je alsnog naar de rechter moeten om de rest in te vorderen.

10. Meestal zul je het bedrag van je vordering niet graag zullen missen...

11. Vorderingen kunnen verjaren! Voor de verjaring van vorderingen worden verschillende termijnen gehanteerd. Maar de verjaringstermijn kan in de meeste gevallen worden verlengd door een actie die “stuiten” heet. Dit houdt in dat men de verjaringstermijn opnieuw in kan laten gaan door tijdig een herinnering te sturen, d.w.z. vóórdat de betreffende verjaringstermijn is verlopen. Aan een stuitingsbrief zijn echter voorwaarden verbonden. Ook hier is het aan te raden om vooraf advies in te winnen.